Embora toda a tramitação de processos no Poder Judiciário estadual seja eletrônica, existe um acervo de ações físicas que foram distribuídas antes da mudança para os processos digitais. Com o objetivo de acabar com este remanescente, o Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul editou o Provimento nº 445, que prevê a digitalização de autos físicos em tramitação em todo o primeiro grau de jurisdição do Estado. Assim, o trabalho que já vem sendo feito na Capital será estendido também a todas as comarcas do interior.
A medida trará maior eficiência e facilidade na consulta e na movimentação dos autos por parte dos jurisdicionados, como também para os trabalhos dos juízes e servidores. A execução ficou a cargo do Departamento de Administração Geral do Fórum de Campo Grande, por meio da Coordenadoria de Apoio Administrativo e Digitalização, que irá comunicar e solicitar o envio dos respectivos acervos físicos para o procedimento de digitalização, bem como estabelecer o cronograma, de acordo com sua disponibilidade técnica.
De acordo com o diretor do Departamento de Administração Geral do Fórum, Paulo Cesar Pereira de Freitas, “o Fórum de Campo Grande recebeu esta missão com o intuito de colaborar com a implantação da CPE (Central de Processamento Eletrônico) do 2º grau, uma vez que os recursos precisam ser encaminhados ao TJ de forma digital”.
Na Capital, os trabalhos em prol de zerar o estoque físico de ações estão em andamento desde 2010, quando foi criado o Núcleo de Digitalização do Fórum de Campo Grande, que nos primeiros quatro anos de funcionamento transformou 14.580 processos físicos em eletrônicos, segundo levantamento do setor de dezembro de 2014.
Os primeiros processos a serem digitalizados pelo Núcleo foram os da 1ª, 2ª e 3ª Varas de Família. Já no ano de 2016 foi entregue a digitalização da 8ª Vara Cível, que foi a primeira vara cível residual a ter todos os seus feitos digitalizados.
O trabalho minucioso do setor veio conquistando espaço e procura dos próprios magistrados para serem contemplados com o serviço e, nos últimos anos, uma grande quantidade de varas eliminou o acervo físico. Somente neste ano de 2019 foram finalizadas a digitalização da 5ª e da 13ª Vara Cível, além da 2ª e 3ª Vara de Fazenda Pública e de Registros Públicos.
Ao todo, foram digitalizados de 2010 até o primeiro semestre de 2019, aproximadamente 25 mil processos, totalizando 4.820.774 páginas.
Tarefa minuciosa
A transformação de um processo físico para digital é uma tarefa minuciosa, laborosa e que demanda bastante tempo para ser concluída, devido às condições de muitas ações antigas e de alguns processos bastante volumosos, e, até mesmo, pela especificidade da execução do trabalho.
Cada processo exige uma leitura de peça por peça, página a página, para fins de categorização no meio digital. Ou seja, primeiro é preciso conhecer o processo físico e tudo o que existe dentro dele, para só então torná-lo digital e disponibilizá-lo no novo formato a fim de que o respectivo cartório dê continuidade aos andamentos necessários.
